Zásady ochrany osobních údajů

Správce osobních údajů: Smartsupp.com, sro , IČO: 036 68 681, se sídlem Šumavská 31, 602 00 Brno, zastoupená Vladimírem Šanderou, jednatelem, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, vložka C 86206 („ my “).

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: [email protected]

Poskytujeme platformu Smartsupp (dále jen „ platforma “), prostřednictvím které vám poskytujeme Live Chat, chatboty, generování potenciálních zákazníků a další služby, které jsou objednány v souladu s našimi smluvními podmínkami (dále jen „ podmínky “). Soukromí bereme vážně. Naše role při zpracování osobních údajů je dvojí. Působíme jako správce osobních údajů (nebo v některých zákonech o ochraně osobních údajů označovaní jako „podnik“) a také jako zpracovatel osobních údajů (nebo v některých zákonech o ochraně osobních údajů označovaní jako „poskytovatel služeb“). Tyto Zásady ochrany osobních údajů popisují naši roli správce osobních údajů, což znamená, že v těchto Zásadách ochrany osobních údajů naleznete všechny relevantní informace o účelech, délce zpracování nebo vašich právech.

Platforma je dostupná na webových stránkách: https://www.smartsupp.com/ (dále jen „ Webové stránky “).

Pokud chcete naši Platformu používat jako uživatel a využívat naše služby (tedy bychom zpracovávali osobní údaje např. návštěvníků vašeho webu), zpracováváme osobní údaje také podle vašich pokynů. Uvědomte si, že v takových případech vystupujete jako správce osobních údajů. Pravidla, jak v takových případech nakládáme s osobními údaji, jsou k dispozici v našich Podmínkách zpracování údajů dostupných zde: https://help.smartsupp.com/dpa.

A. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pro maximální transparentnost jsme osobní údaje, které zpracováváme, rozdělili do těchto kategorií:

• Identifikační údaje. To zahrnuje vaše jméno, příjmení, identifikaci organizace, jejímž jménem jednáte.
• Přihlašovací údaje. Informace o datech vyplněných uživatelem při vytváření účtu na platformě, včetně možných informací sdílených s námi prostřednictvím služeb třetích stran, když používáte jednotné přihlášení. Tyto informace také zahrnují technické informace o vašem prohlížeči, umístění a další informace.
• Kontaktní údaje. Vaše e-mailová adresa, telefonní číslo.
• Platební údaje a fakturační údaje. Informace o nákupu, údaje nutné pro vedení účetnictví a platby za použité služby, kreditní údaje, fakturační adresa, registrační číslo, chargebacky, údaje nutné k zamezení podvodů, údaje o osobách uvedených na fakturách, žádosti, statistické údaje.
• Informace protokolu, IP adresa a další informace o používání platformy. Budeme zpracovávat technické informace, jako jsou protokoly uživatelů na Platformě, IP adresa účtu, vaše zařízení nebo operační systém, systémová data atd.
• Údaje spojené s plněním smlouvy. Informace o plnění vzájemné smlouvy, rozsahu poskytovaných služeb na základě smlouvy, pokud jsou spojeny s konkrétní fyzickou osobou jednající za Vás.
• Informace o uživateli. Tyto informace zahrnují informace o vašem používání Platformy (zda ji používáte správně, používáte všechny možné funkce atd.).
• Komunikační data. Osobní údaje poskytnuté tím, že nás kontaktujete prostřednictvím našich webových stránek, e-mailového komunikačního chatu nebo jakéhokoli jiného komunikačního prostředku.
• Informace získané z dotazníků. To zahrnuje informace o e-mailové adrese, o tom, jak jste spokojeni od 1 do 10 nebo další informace, které uvádíme v dotazníku.
• Obrázky a videa. Vaše snímky z recenze můžeme zpracovat, ale pouze pokud nám k tomu dáte souhlas. Můžeme také zpracovat obrázky a videa z webináře nebo kurzu, který jste navštívili.
• Soubory cookie. Při používání našich webových stránek může být použito několik cookies. Podrobnosti o ukládání souborů cookie jsou k dispozici v našich Zásadách používání souborů cookie .

Osobní údaje získáváme přímo od vás, nebo pokud jste uživatelem Platformy a váš účet byl vytvořen vaším zaměstnavatelem/smluvní stranou, můžeme získat osobní údaje od takového zaměstnavatele/smluvní strany, se kterou jsme ve smluvním vztahu.

Naše platforma není určena k ukládání nebo zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (jako jsou zdravotní údaje, biometrické informace atd.).

B. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

B.1 Poskytování služeb

Osobní údaje zpracováváme především proto, abychom vám mohli poskytovat naše služby, abychom vám poskytli účet v Platformě (a poskytli vašim pracovníkům a dalším pracovníkům přístup) a požadované služby, zejména když se zaregistrujete na Platformě, vytvoříte si uživatelský účet, vyplníte fakturační údaje a zaplatíte za naše služby a kontaktujete nás pro další informace. V rámci toho vám můžeme také zasílat zprávy o uzavření a plnění smlouvy, vydání nových produktů a služeb, upomínky plateb, resetování hesla a další podstatné informace.

Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Přihlašovací údaje, Kontaktní údaje, Platební údaje a fakturační údaje, Logové údaje, IP adresu a další informace o užívání Platformy, Údaje související s plněním smlouvy a Komunikační údaje, pokud se komunikace týká vzájemného smluvního vztahu.

Platby jsou prováděny prostřednictvím poskytovatelů plateb, kteří jsou popsáni v části C – seznam příjemců.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi a nutnost podniknout kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy. V případě, že nejste přímou smluvní stranou (jste-li např. zaměstnancem našeho zákazníka nebo osobou jednající jménem našeho zákazníka), zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu na plnění jakékoliv uzavřené smlouvy.

Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání uzavřené smlouvy a po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy. Pokud svůj účet delší dobu nepoužíváte, je deaktivován, pokud však chcete smazat informace o svém účtu, musíte nás kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů nebo prostřednictvím podpory nebo jiných kontaktních prostředků.

O rozhraní Google Workspace API: Potvrzujeme, že používání rozhraní Google Workspace API naší aplikací je přísně omezeno na poskytování našich služeb uživatelům. Žádná data získaná prostřednictvím rozhraní Google Workspace API nepoužíváme k vývoji, zlepšování nebo trénování zobecněných modelů umělé inteligence (AI) nebo strojového učení (ML). Naše používání těchto rozhraní API je v souladu s požadavky společnosti Google na omezené používání, jak je popsáno zde.

B.2 Zákaznická podpora a další požadavky

Vaše osobní údaje zpracováváme také za účelem poskytování zákaznické podpory, včetně vyřizování všech požadavků a dotazů, včetně následné komunikace a poskytování dokumentace pro případnou další komunikaci se subjekty.

Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, IP adresu a další informace o používání Platformy, Údaje související s plněním smlouvy a Komunikační údaje, pokud se komunikace týká zákaznické podpory.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi nebo náš oprávněný zájem.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a následně po dobu nezbytnou k ochraně našich vlastních právních zájmů nebo po dobu nezbytnou pro vyřízení případné žádosti o zákaznickou podporu. Maximální doba skladování je stanovena na 3,5 roku od vznesení dotazu.

B.3 Hodnocení spokojenosti zákazníků (a průzkumy)

Informace také používáme pro hodnocení zákazníků používajících produkt, hodnocení spokojenosti, trendů a zajištění maximálního využití platformy.

Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Uživatelské údaje, Údaje související s plněním smlouvy, Údaje získané z dotazníků.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, který spočívá ve zlepšování platformy a uživatelské zkušenosti.

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání vzájemného vztahu. Údaje jsou zpracovávány po přiměřenou dobu potřebnou pro vzájemnou komunikaci nebo provádění průzkumů.

B.4 Ochrana práv a povinností a ochrana před podvody a zneužitím

Můžeme také zpracovávat vaše údaje, abychom nás chránili před neoprávněným používáním naší platformy a služeb, abychom zajistili jejich bezpečné používání. Můžeme také použít osobní údaje k ochraně našich vlastních nároků nebo k vyšetřování, prevenci nebo přijetí opatření týkajících se nezákonných aktivit, podezření na podvod, situací zahrnujících potenciální ohrožení fyzické bezpečnosti jakékoli osoby nebo porušení našich podmínek. Tento účel zahrnuje i zpracování osobních údajů pro vyřizování případných stížností.

Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Přihlašovací údaje, Kontaktní údaje, Platební údaje a fakturační údaje, Logové údaje, IP adresu a další informace o používání Platformy, Uživatelské údaje, Údaje související s plněním smlouvy a Komunikační údaje, pokud se komunikace týká vzájemného smluvního vztahu.

Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně našich práv a povinností a na ochraně před podvody a zneužitím.

Údaje zpracováváme po dobu, po kterou mohou běžet promlčecí lhůty nebo jakékoli jiné lhůty pro uplatnění nároků. Tato lhůta může být změněna dle aktuálního stavu a dle konkrétních zjištění a způsobených podvodů. Obecně může být doba zpracování stanovena podle běhu promlčecích lhůt (např. 10 let dle platných zákonů).

B.5 Právní povinnosti

Jako každá jiná společnost i my musíme dodržovat zákonné povinnosti, zejména v oblasti daní, účetnictví a dalších oblastí, které se na nás vztahují. Zároveň musíme být připraveni poskytnout státním orgánům součinnost, pokud nám to ukládá zákon.

Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Platební údaje a fakturační údaje, Údaje související s plněním smlouvy, Komunikační údaje (pokud jsou použity pro účely právních povinností).

Právním základem tohoto zpracování je plnění našich zákonných povinností.

Tyto údaje jsou zpracovávány po dobu vyžadovanou zákonem. Účetní doklady a účetní záznamy (faktury) jsme ze zákona povinni uchovávat po dobu 5 let od konce účetního období, ke kterému se vztahují. Jsme také povinni uchovávat faktury po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, ve kterém vznikla daňová povinnost vztahující se k faktuře. Jsme také povinni uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce daňového roku, ve kterém se transakce uskutečnila.

B.6 Newslettery a obchodní sdělení

Čas od času vám můžeme zasílat obchodní sdělení. Nemyslí se tím komunikace související s plněním smluvního vztahu (např. aktualizace smluvních podmínek, upozornění na platby, zpoždění apod.), ale komunikace o promo akcích, slevách, kampaních a další komunikace podporující naši značku.

Za tímto účelem budeme zpracovávat vaši e-mailovou adresu a vaše identifikační údaje.

Právní základ pro toto zpracování je rozdělen do dvou samostatných částí:

· Pokud si vytvoříte účet a zaregistrujete se, uzavřeme spolu smlouvu a vznikne zákaznický vztah. Osobní údaje jsou tedy zpracovávány na základě našeho oprávněného zájmu (přímý marketing).

· Pokud se přihlásíte k odběru našeho seznamu newsletterů, dáváte nám přihlášením k takovému zpracování souhlas.

Z odběru jakýchkoli newsletterů se můžete kdykoli odhlásit pomocí odhlašovacích odkazů uvedených v patičce každé odeslané zprávy. Svůj souhlas můžete také kdykoli odvolat, což má stejný význam jako výše popsaná možnost odhlášení.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlížení newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.

B.7 Recenze

Rádi sdílíme informace o vaší recenzi platformy a rádi to říkáme světu. Můžeme tedy zpracovávat vaše osobní údaje a sdílet vaši recenzi na našich sociálních sítích nebo webových stránkách.

Za tímto účelem zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a přihlašovací údaje. V případě vašeho výslovného souhlasu zpracováváme také fotografie, název společnosti, pozici a další osobní údaje obsažené v textu recenze.

Právním základem pro toto zpracování je váš souhlas.

Vaše osobní údaje v recenzích zpracováváme do odvolání vašeho souhlasu, nejdéle 5 let.

B.8 Webináře/kurzy

Můžete se také zúčastnit našich webinářů a dalších kurzů, které pořádáme. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat za účelem pořádání a poskytování takového webináře nebo kurzu. Upozorňujeme, že některé z těchto událostí můžeme pořizovat videozáznamy nebo fotografiemi. Naším cílem je být maximálně anonymní, takže nebudeme uvádět vaše jméno ani jiné podrobnosti na fotografiích nebo videozáznamech, pokud nám k tomu nedáte svolení (např. pokud se jedná o referenci).

Budeme zpracovávat vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje a fakturační údaje a obrázky a videa.

Právním základem pro toto zpracování je vzájemná smlouva, kterou jsme uzavřeli, když jste se registrovali na náš webinář/kurz.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu s námi a následně po dobu 4 let od ukončení smluvního vztahu.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S COOKIES NA WEBU A V PLATFORME

B.9 Provoz a zabezpečení webu/platformy (nezbytnost)

Vaše osobní údaje zpracováváme pro provoz Webu a Platformy a jejich zabezpečení, tj. pro vnitřní fungování Platformy, Vaši identifikaci jako registrovaného uživatele při procházení a opakovaných návštěvách Platformy a pro zajištění Vaší bezpečnosti. Potřebujeme také zpracovávat informace o vašich preferencích, jako jsou souhlasy, s jakým typem souborů cookie souhlasíte, řetězce souhlasu pro účely personalizace a marketingu atd.

Za tímto účelem zpracováváme technické údaje, jako je IP adresa a soubory cookie, kategorizované podle potřeby.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádném fungování a bezpečném provozu naší platformy. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu vaší návštěvy na platformě, maximálně po dobu stanovenou v liště cookies nebo zásadách cookies. Vezměte prosím na vědomí, že váš webový prohlížeč může nastavit dobu, po kterou jsou cookies uloženy.

B.10 Analýza návštěvnosti webu/platformy (statistiky)

Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom porozuměli tomu, jak návštěvníci používají naše webové stránky nebo platformu. V rámci toho můžeme sledovat návštěvnost naší webové stránky nebo platformy, optimalizovat ji a obecně učinit vaši návštěvu webových stránek nebo platformy hladší a uživatelsky přívětivější.

Za tímto účelem zpracováváme údaje o souborech cookie kategorizované jako analytické poskytnuté námi nebo třetími stranami, když nám dáte souhlas. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu vaší návštěvy na platformě, maximálně po dobu stanovenou v liště cookies nebo zásadách cookies. Vezměte prosím na vědomí, že váš webový prohlížeč může nastavit dobu, po kterou jsou cookies uloženy.

B.11 Webová podpora a propagace (marketing)

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem získání informací o vašich osobních preferencích a pro zobrazování relevantní reklamy. Přitom můžeme propagovat a nabízet produkty a služby na stránce a zobrazovat vám marketingovou komunikaci týkající se služeb, na které jste se dotazovali, a propagovat naši značku online. To může zahrnovat také propagaci našich služeb prostřednictvím např. sociálních stránek, protože tyto informace sdílíme s třetími stranami.

Za tímto účelem zpracováváme údaje cookies kategorizované jako marketing poskytovaný námi nebo třetími stranami, když nám k tomu dáte souhlas. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu vaší návštěvy na platformě, maximálně po dobu stanovenou v liště cookies nebo zásadách cookies. Vezměte prosím na vědomí, že váš webový prohlížeč může nastavit dobu, po kterou jsou cookies uloženy.

C. SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje sdílíme s níže uvedenými příjemci údajů:

Při používání cookies na našem Webu a v Produktu můžeme vaše osobní údaje sdílet také s dalšími příjemci údajů, jako jsou: Facebook , X , Youtube , LinkedIn , Google Ads , Google , G2Crowd , Konektime.

V případě recenzí mohou být vaše osobní údaje sdíleny na jiných platformách, jako jsou: Amazon , Shoptet , Shopify , trustradius.com , Capterra , G2 , WordPress , Satismeter , Apple , Google .

Kromě toho můžeme vaše osobní údaje sdílet s určitými třetími stranami jako správci údajů za účelem „Plnění zákonných povinností“, kde jsme povinni tak učinit podle platných právních předpisů (zejména správní orgány, policejní orgány a soudní orgány). Podobně můžeme být povinni sdílet vaše údaje s osobami, které tvrdí, že byly poškozeny vaším chováním.

D. VAŠE PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ A MOŽNOST JEJICH UPLATNĚNÍ

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať už se jedná o dotaz, uplatnění práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod., nás můžete kontaktovat na adrese [email protected] .

Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně do 1 měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. O každém takovém prodloužení a jeho důvodu vás budeme samozřejmě vždy informovat.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, jak je popsáno níže.

D.1 Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje či nikoli. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte dále právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a vznést námitku proti zpracování, právo podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tato informace je již uvedena v tomto dokumentu). Můžete nás také požádat o kopii osobních údajů, které zpracováváme. První kopii poskytujeme zdarma; další kopie mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytovaných údajů může být omezen tak, aby nezasahoval do práv a svobod jiných osob.

D.2 Právo odvolat souhlas

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním takového souhlasu ani nevede k ukončení zpracování již anonymizovaných osobních údajů.

D.3 Právo na opravu

Máte právo nás požádat o opravu nepřesných osobních údajů, které se vás týkají. V závislosti na účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

D.4 Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požádat o výmaz svých osobních údajů v případech, kdy:

• již nepotřebujeme vaše osobní údaje pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovány;
   
• odvolali jste souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:
   
• vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné jiné převažující důvody pro zpracování nebo vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu;
   
• osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu se zákonem.

Toto právo však nemůžete uplatnit, pokud je zpracování nezbytné pro splnění našich právních povinností nebo úkolů, které nám byly svěřeny ve veřejném zájmu, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

D.5 Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů v případech, kdy:

• popíráte přesnost svých osobních údajů; v tomto případě můžete požádat o omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
   
• zpracování je v rozporu se zákonem a místo výmazu požadujete omezení zpracování osobních údajů;
   
• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovány, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
   
• vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; v tomto případě můžete požádat o omezení zpracování, dokud nebude ověřeno, že převažují naše oprávněné zájmy.

D.6 Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovanými prostředky na základě Vašeho souhlasu nebo pro plnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu vám nebo vámi určenému správci, je-li to technicky proveditelné. Rozsah poskytovaných údajů může být omezen tak, aby nezasahoval do práv a svobod jiných osob.

D.7 Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují žádné jiné převažující důvody pro zpracování nebo pokud zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu. Pokud vznesete námitky proti newsletterům, bude platit zvláštní pravidlo. V takovém případě vám takové zpravodaje přestaneme zasílat.

E. PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Kromě možnosti uplatnit svá práva u naší společnosti můžete také podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

F. ZMĚNY TĚCHTO INFORMACÍ

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 19.05.2025. Jsme oprávněni tyto Zásady ochrany osobních údajů čas od času změnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Veškeré změny tohoto dokumentu zveřejníme na našich webových stránkách.

Jazykové verze. Zásady ochrany osobních údajů mohou být připraveny ve více jazykových verzích. V případě jakéhokoli rozporu nebo nesouladu mezi jazykovými verzemi má přednost anglická verze.